Ces dernières années, les jours, horaires et lieux de travail n’ont jamais été autant différent d’un collaborateur à l’autre. Pourtant, de plus en plus de missions réussies sont conduites de façon collaborative. Cet objectif ne peut être atteint qu’à la condition de disposer de solutions de communication interne simples, utiles et performantes. Nous vous proposons un tour d’horizon des outils digitaux qui facilitent la collaboration en entreprise.
Les outils de communication
La clé de la réussite d’un projet collaboratif repose sur la fluidité des échanges entre les membres. Grâce aux solutions digitales, elle peut se faire de deux façons :
- Par écrit, grâce à la messagerie instantanée.
Grâce à ce précieux outil, les personnes peuvent répondre plus rapidement et spontanément que par mail. Les idées ne se perdent plus et peuvent directement être partagées avec l’ensemble des membres de l’équipe via la création de groupes privés. Office 365 l’a bien compris en développant Teams, à l’image de Chat sur Google Workspace. - Par visio, avec des logiciels de visioconférences.
Grâce aux outils de visioconférences, il est désormais très facile de réunir plusieurs collaborateurs au même moment, peu importe où se trouvent les participants. Simple à utiliser et intuitifs, les outils tels que Zoom, Meet ou Skype permettent de fluidifier les interactions sans se préoccuper des contraintes extérieures (retard, télétravail, …). Ils sont également utilisés pour créer des séminaires ou web conférences à regarder en live ou en replay.
Les outils de gestion de projet
Grâce aux outils de gestion de projet en ligne, fini les post-it qui s’envolent et le tableau Excel avec son nombre infini de colonnes modifiables par tous. Grâce aux espaces communs, comme le proposent les outils tels que Trello ou Slack, toute l’équipe peut facilement suivre l’avancement du projet. Cela permet de clairement identifier les tâches à réaliser et les ressources (le planning et les collaborateurs), gérer les temps alloués aux projets et communiquer en direct avec tous les participants.
Il n’est pas nécessaire d’acquérir des connaissances techniques approfondies pour les utiliser, les interfaces sont élaborées de façon très intuitive. Chaque collaborateur a des tâches assignées qu’il peut modifier et compléter et sur lesquelles il peut interagir avec tous les collaborateurs. Ce fonctionnement réduit nettement le temps passé en réunion à la répartition et à l’avancement des tâches.
Les suites bureautiques et les applications de partage de documents
Espace de stockage en ligne, les suites bureautiques permettent à tous les membres du groupe de travailler simultanément sur un même document. Ils y ont accès à la simple condition d’avoir une connexion internet. L’équipe est ainsi assurée de disposer de la dernière version d’un document partagé. Par ailleurs, le stockage sur un site sécurisé permet d’éviter la perte de données et, par conséquent, éviter une perte de temps considérable. Google Drive, Office 365 et Dropbox sont les logiciels les plus couramment exploités dans ce domaine.
Les plateformes collaboratives
Pensées comme une interface tout-en-un, les plateformes collaboratives mettent à disposition des utilisateurs un maximum de fonctionnalités pour travailler ensemble et le plus efficacement possible. La force de ces espaces numériques communs repose sur :
- la discussion en visioconférence ou par messagerie ;
- le partage de l’agenda, avec l’option de prise de rendez-vous ;
- le dépôt de documents ;
- l’échange en groupe ;
- la notification des modifications ou nouveaux messages ;
- l’agrégation d’autres outils (ex. GoogleDrive, Dropbox, etc.) ;
- la convivialité grâce à l’ergonomie et les fonctionnalités ludiques.
Google Workspace, Slack, Atolia ou Hibox sont des exemples réussis en la matière.